Recepción de facturas

Recepción de facturas

ECOFIN Enterprise permite introducir facturas contra albaranes recibidos ó facturas directamente

Para ambos casos hay que realizar los siguientes pasos:

En esta pantalla definimos el criterio para seleccionar los registros que deseamos, una vez definido pulsaremos Búsqueda y nos aparece una pantalla con los registros que cumplen el criterio

Si queremos introducir una nueva factura pulsaremos el botón Nuevo, si lo que queremos hacer es modificar una factura ya introducida pulsaremos encima del lápiz, en ambos casos nos abre la siguiente pantalla:

Esta pantalla nos permite introducir los siguientes datos:

• Año

• Nº. factura: Al posicionarnos en este campo se asigna automáticamente el número de factura que le corresponde

• Fecha factura:

• Documento: Código del documento recibido debe ser el asignado por el proveedor

• Proveedor

• Punto de suministro

• Moneda: sólo si la transacción es en moneda

• Cambio: Si el cambio a aplicar es diferente al que esta vigente para esta moneda

• Albaranes:

  • Si, la factura es contra albaranes, se activan 2 pestañas:

    • Albaranes asignados: Son lo que ya están asignados a la factura

    • Albaranes pendientes: Lista de los albaranes recibidos de este proveedor y que podemos asignar a la factura

  • No, Se activa la pestaña Línea y introduciremos las diferentes líneas de la factura

• Documento: Si está enlazado con un documento que tenemos en la gestión documental

Son los datos asignados al proveedor/punto de suministro, pero lo podemos alterar para esta factura

En esta pantalla introduciremos los impuestos asociados de esta factura, son los que vengan en el documento recibido del proveedor/punto de suministro, es importante que estos importes coincidan con los calculados por ECOFIN ya que sino no se podrá grabar la factura

Aquí se introducen los datos que figuran al pie de la factura, los importes a introducir deben cuadrar con el calculo realizado por ECOFIN para poder grabar la factura

• Bruto: Cantidad x precio

• Descuento: Descuentos aplicados

• Recargos: Tasas, seguros gastos, portes, etc.

• Neto: Es calculado y debe ser el importe antes de impuestos

• Dto. pronto pago 1...3 y días dto. pronto pago 1...3: Son los descuentos pronto pago que se aplican en la factura y los días el número de días que se admite aplicar este descuento pronto pago

Ahora debemos pulsar el botón Grabar para registrar la factura

Se debe introducir los vencimientos que figuran en la factura, que deben coincidir con el total de la factura, sino no permite grabar factura

Si la introducción de la factura es por Albaranes:

Nos aparece esta pantalla y seleccionaremos los albaranes que están incluidos en esta factura y pulsaremos Grabar, cuando hayamos finalizado pulsaremos el botón Salir de esta pestaña

Para ver los albaranes asignados se utiliza esta pantalla:

Si nos hemos equivocado de albarán deberemos pulsar el botón de Papelera y el albarán pasa a estar pendiente de nuevo

Una vez que hayamos finalizado deberemos pulsar el siguiente botón:

Este botón realiza la comprobación de que todos los totales de la factura cuadran, sino es así nos aparecerá un cuadro de diálogo con el mensaje de error, en caso de que cuadre se actualiza la factura y queda pendiente de contabilizar

Si la factura en lugar de ser por Albaranes es por líneas

Se tiene que introducir los datos de la factura de la misma forma que para albaranes, sólo que el cuadre en lugar de ir contra los albaranes se realiza contra las líneas

En esta pestaña se visualiza las líneas que contiene esta factura, si quieren añadir nuevas se debe pulsar el botón Nuevo, si no se debe pulsar encima del lápiz para modificar una línea, en ambos casos aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla se introducen los siguientes datos:

• Tipo Línea

  • Control almacén

  • Muestra

  • Obsequio: Esta línea se puede generar de forma automática en función de las ofertas ó promociones

  • Sin control almacén

  • Texto

  • Variantes (Tallas y colores)

• Clave Codificación y Referencia en todos los tipos excepto Texto

• Texto: En el caso de que la línea sea texto

• Almacén: Siempre que no sea Texto ó Sin control almacén

• Cantidad

• Unidad de medida

• Precio:

• Calcular conceptos: Si se desea que el sistema calcule de forma automática los conceptos que afectan a esta línea

También nos aparecen las siguientes pestañas:

Cuando se pulse Grabar se guarda esta línea

Para finalizar pulsar el botón Salir de esta pestaña

Para finalizar la grabación de la factura se debe pulsar el botón:

Este botón realiza la comprobación de que todos los totales de la factura cuadran, sino es así nos aparecerá un cuadro de diálogo con el mensaje de error, en caso de que cuadre se actualiza la factura y queda pendiente de contabilizar

Para finalizar y contabilizar la factura debe pulsar el botón:

Se visualiza la siguiente pantalla:

Cuando pulse el botón Aceptar se contabiliza automáticamente la factura y todas sus líneas, si existe alguna diferencia de redondeo se genera una línea a Subcuenta, Tipo y código de auxiliar que se visualiza en esta pantalla