Gestión Documental

Gestión Documental

La gestión documental permite disponer de un archivo con todos los documentos, la aplicación genera todos los documentos en esta gestión documental

También permite subir cualquier archivo a la gestión documental

Los ficheros generados por el sistema también se guardan en dicha gestión documental

Dentro de la gestión documental los archivos pueden ser a nivel de:

• Grupo

• Público

• Privado

Los documentos a nivel de Grupo los pueden ver todos los usuarios de ese grupo, los públicos todos los usuarios y los privados sólo el propietario

En esta pantalla se visualiza la situación del archivo de la gestión documental, si se pulsa encima del usuario se visualizarán todos los archivos que existen en la gestión documental

También podemos desplegar las carpetas que tengamos a niveles inferiores:

En esta pantalla se puede ver cómo se despliega las diferentes carpetas que lo componen y podemos clicar en cada una de las carpetas y visualizar los documentos que están en la misma

Si se clica encima del icono del documento en cuestión se visualizará el contenido del mismo

También permite clicar encima del documento deseado y se abre la siguiente pantalla:

En esta pantalla se visualiza los siguientes campos:

• Nombre

• Etiqueta

• Versión

• Fecha

• Fecha escaneo

• Tipo Objeto

• Grupo usuarios

• Usuario

• Asignado

• Carpeta

En la pestaña ubicación se puede asociar los siguientes datos:

• Dni/Cif ó Tercero

• Materia

• Tema

• Capitulo

• Tipo Documento

• Articulo

• Otros documentos

• Ubicación

En la pestaña Adjuntos se pueden añadir documentos que están relacionados con este documento en cuestión

Si picamos en el botón de grabar el sistema descarga automáticamente el documento en el ordenador del cliente

El sistema permite definir nuevas carpetas y se añaden mediante la opción Añadir carpeta

También nos permite ver el historial de los pasos que se han realizado con la gestión documental

La gestión documental también nos permite clasificar los documentos que no han sido asignados:

Esta pantalla nos permite asignar y clasificar el documento o los documentos que tengamos pendiente de clasificar

Así mismo se permite subir archivos mediante el botón Upload, para ello se visualiza la siguiente pantalla:

Esta pantalla nos permite arrastrar el documento que deseamos incluir en la gestión documental, así mismo se incluyen los siguientes datos:

• Documento

• Etiqueta

• Fecha

• Contraseña: Sólo si el documento está controlado por contraseña

• Tipo Objeto

• Usuario

• Grupo usuarios

• Asignado

También se puede asociar una ubicación concreta y una clasificación:

• Dni/Cif

• Materia

• Tema

• Capitulo

• Articulo

• Otros documentos

• Ubicación

• Responsable

• Versión

• Tipo Documento

• Carpeta

• Folder